FAQ


    Liste des membres

    Créer un champ personnalisé

    Pour créer un champ personnalisé, il vous suffit de vous rendre sur la fiche d’un de vos adhérents, de cliquer sur « modifier ce membre » puis sur « créer un champ personnalisé » figurant dans la colonne de droite. Vous pourrez ensuite choisir un type (date, montant, etc.) et un nom pour votre champ. En attribuant ce champ au bloc d’informations générales, il apparaîtra sur l’ensemble des fiches de vos adhérents. Vous pourrez ensuite vous rendre dans la liste de vos membres, cliquer sur « colonnes » et sélectionner ce nouveau champ pour qu’il apparaisse comme une colonne dans la liste de vos adhérents.

    Trier les membres

    Pour classer la liste des membres selon le champ d’information de votre choix, il vous suffit cliquer sur l’entête de la colonne choisie. Après avoir cliqué sur cette colonne, un petit triangle apparait pour signifier que la liste des membres est maintenant classée selon la colonne choisie.
    Par exemple, en cliquant sur l’enête de la colonne « Nom », vous classez la liste des membres par ordre alphabétique.

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    Gestion des cotisations

    Exempter un membre

    Pour exempter un ou plusieurs membres d’une cotisation, il vous suffit de :

    • sélectionner les membres que vous désirez exempter de cotisation en cochant la case devant chaque membre,
    • cliquer sur le bouton « Agir sur les membres sélectionnés » puis sur « Comptabiliser une cotisation » et enfin sur le groupe dont vous souhaitez exempter ce membre de cotisation. Une fenêtre d’information de paiement apparaîtra dans laquelle vous pourrez indiquer que ces membres sont exemptés de paiement en cochant sur «le membre est exempté de paiement».

    Vous avez également la possibilité de vous rendre sur la fiche du membre concerné puis dans l’onglet « cotisation » et cliquer sur « exempter» dans le groupe concerné.

    Régler une cotisation en plusieurs fois

    Pour signifier qu’une cotisation a été réglée en plusieurs fois, il vous suffit de :

    • sélectionner les membres dont vous désirez attribuer ce paiement en cochant la case devant chaque membre,
    • cliquer sur le bouton "Agir sur les membres sélectionnés" puis sur "Comptabiliser une cotisation" et enfin sur le groupe de cotisation concerné. Une fenêtre d’informations de paiement apparaîtra dans laquelle vous pourrez indiquer que ces membres se sont acquittés d’un montant inférieur à la cotisation totale.

    Vous avez également la possibilité de vous rendre sur la fiche du membre concerné puis dans l’onglet « cotisation » pour saisir un règlement partiel ou complet de la cotisation.

    Renouveler une cotisation

    Prenons un exemple, vous avez créé un groupe « Licence 2011 » auquel est associée une cotisation de 20€ et vous y avez classé un certain nombre de membres. Pour l’année 2012, il vous suffit de créer le groupe « Licence 2012 » associé à une nouvelle cotisation. Une fois le groupe créé, sélectionnez tous les membres du groupe «Licence 2011» depuis le menu « Filtres » de la liste des membres, puis classez les dans le groupe «Licence 2012» depuis le menu « Actions sur la sélection ». Ils seront alors dans le groupe 2012 avec la mention « Paiement attendu ».
    Si certains membres n’ont pas vocation à se retrouver dans le groupe l’année suivante, vous pouvez les sortir du groupe depuis leur fiche de membre.

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    Autres fonctionnalités

    Imprimer des listes de membres

    Pour imprimer tout ou une partie des informations sur vos membres, il vous suffit de :

    • sélectionner les membres dont vous désirez imprimer les informations en cochant la case devant chaque membre, ou en cliquant sur la case située sur l’entête de la colonne afin de les sélectionner tous,
    • cliquer sur le lien « Actions sur la sélection » puis sur « Imprimer la sélection ». Votre navigateur web vous proposera alors de pré-visualiser la liste que vous avez sélectionné avant de l’imprimer.
    Imprimer l’ensemble des membres

    Il vous suffit de cliquer sur  » Imprimer la liste de tous les membres » pour imprimer l’ensemble de vos données.

    Exporter ses données sur Excel

    Pour exporter tout ou une partie des informations sur vos membres sous la forme d’un classeur Excel, il vous suffit de :

    • sélectionner les membres dont vous désirez exporter les informations en cochant la case devant chaque membre, ou en cliquant sur la case située sur l’entête de la colonne afin de les sélectionner tous,
    • cliquer sur le lien « Agir sur les membres sélectionnés » puis sur « Exporter la sélection ». Votre navigateur web vous proposera alors de télécharger un classeur Excel.

    Pour exporter les informations sur l’ensemble de vos membres, il vous suffit de cliquer sur le bouton « Exporter  » situé en haut à droite de la liste des membres.
    Les fichiers obtenus sont au format CSV, un format standard utilisé par tous les logiciels. Vous pouvez ensuite l’ouvrir avec un tableur comme Excel, effectuer les modifications souhaitées puis l’enregistrer au format .xls.

    Gérer les droits d’accès

    Vous avez la possibilité de gérer les droits d’accès de vos membres et de les nommer administrateurs en vous rendant dans l’onglet « droits d’accès » de la fiche des membres concernés. Une fois avoir nommé le membre « administrateur », ce dernier reçoit un mail d’information. Au clic sur le lien contenu dans ce mail, il peut accéder aux différents outils de votre association.

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    Améliorations prévues

    Rapidité de l’application

    Nous travaillons en continu pour rendre l’application plus rapide en réduisant les temps de chargement. Actuellement, le logiciel peut devenir lent au delà de 500 adhérents, mais cela dépend beaucoup de la qualité de votre connexion internet.

    Passerelle entre Citizen Adhésions et Citizen Comptabilité

    Vous êtes un utilisateur de Citizen Comptabilité et vous aimeriez pouvoir enregistrer les cotisations saisies via Citizen Adhésions dans Citizen Comptabilité ? Nous travaillons actuellement sur le sujet et nous espérons que vous pourrez bientôt profiter de deux applications parfaitement connectées.

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    Compte & Protection des données

    Quelles sont les garanties sur la protection de mes données ?

    La protection de vos données est très importante, c’est pourquoi nous avons confié l’hébergement des données à Amazon Web Services, un acteur mondial reconnu pour la qualité de son infrastructure. Vos données sont parfaitement protégées : sauvegardes de sécurité toutes les 15mn, connexion sécurisée via le protocole SSL, etc.
    En parallèle des garanties techniques, nous avons établie une charte des données personnelles pour traduire formellement notre engagement à respecter la confidentialité de vos données. Les données sur vos adhérents sont parfaitement protégées et ne seront jamais transmises à des tiers. Par ailleurs, vous disposez bien sûr de la possibilité d’exporter à tout moment toutes vos données au format CSV.

    Comment supprimer mon compte CitizenPlace?

    Pour supprimer votre compte CitizenPlace, cliquez sur le bouton « + » situé sur le menu supérieur de navigation entre applications, puis choisissez Paramètres. Une fois dans la page Paramètres, cliquez sur le bouton « Supprimer mon organisation » situé en bas de la page
    Attention, toutes les données relatives à cette organisation seront archivées pendant 90 jours puis définitivement supprimées.

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